eSocial: Alterar? Retificar? Excluir?

Olá,

- Começamos transmitir dados para o eSocial e algo foi enviado de forma incorreta ou, uma alteração, também pode ocorrer uma situação em que é necessário excluir um evento. Como efetuar uma alteração?

- O que significa uma alteração para o eSocial?

"Uma alteração, deriva de uma determinada informação que era correta em determinado momento e que sofreu alteração ao longo do tempo."

- Quando devemos retificar uma informação no eSocial?

"Retificar significa corrigir uma informação enviada anteriormente e que estava errada desde o princípio."

- Quando enviamos uma exclusão no eSocial?

"A exclusão deve ser feita quando uma informação deixar sem efeito jurídico um evento enviado anteriormente.

Vamos entender como o manual trata as alterações, retificações e exclusões.

Alterações

Para transmitir uma alteração para o eSocial é necessário entender quais são os eventos que permitem alteração e como devemos enviar.

Para isso isso é necessário analisar os eventos de tabelas e eventos não periódicos que possuem um grupo específico para as informações de alteração.

Alterações de informações de tabelas

Os eventos de tabelas, S-1000 a S-1080, possuem um atributo de vigência ou “Período de validade das informações” representado nos campos início de validade e fim da validade.

Neste sentido, todos os eventos de tabelas possuem um grupo específico para as informações de alteração.

Ao gerar uma alteração dos eventos de tabelas o empregador/contribuinte/órgão público vai transmitir as informações preenchendo o grupo de campos relativos a “Alteração”.

Alterações de informações de eventos não periódicos específicos

1)    Existem eventos não periódicos que possuem como função a alteração de informações relevantes para determinado vínculo do trabalhador.

- Quais são os eventos que geram as alterações relevantes para um determinado vínculo de trabalho?

Os eventos são esses:

• S-2205 - Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
• S-2206 - Alteração de Contrato de Trabalho;
• S-2306 - Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Alteração Contratual.

 Atenção! Esses eventos de alteração, também não aceitam data futura, salvo se expressamente mencionado no próprio campo.

- Eu costumo comparar esses eventos com a “anotação da ficha de registro dos empregados”, onde até então eram registradas as alterações do contrato de trabalho e dados pessoais.

2)     Os eventos não periódicos que possuem campos para alteração dentro do próprio evento as alterações das informações devem ser realizadas por meio do envio desses mesmos eventos com a nova informação, pois não há evento específico de alteração.

Quais são os eventos não periódicos que possuem campos para alteração dentro do próprio evento?

Os eventos são esses:

• S-2230 - Afastamento Temporários
• S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco;
• S-2241 – Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria especial.

 Todos os demais casos de “alteração” nas informações transmitidas serão tratados pelo eSocial como procedimentos de RETIFICAÇÃO ou de EXCLUSÃO.

Retificações

As alterações de informações já transmitidas ao eSocial que não se enquadram nos itens:

• Alterações de Informações de Tabelas;
• Alterações transmitidas em eventos não periódicos específicos.

São tratadas como RETIFICAÇÃO da informação já enviada.

O primeiro evento enviado com o campo indicação de retificação igual a 1 (um) será recepcionado como original.

No caso em que já houver um evento informado, e houver a tentativa de envio do mesmo evento como original, o eSocial devolverá mensagem com alerta desta situação e o declarante deverá verificar se:

• Se o evento S-1299 já foi enviado, qualquer retificação no grupo de eventos periódicos S-1200 a S-1280;
• Para aquele período de apuração;
• O respectivo movimento deverá ser reaberto utilizando-se o evento S-1298.
• Possibilitando o envio de retificações ou novos eventos referentes à remuneração dos segurados naquele período.

Enquanto o movimento estiver "aberto", o envio de um segundo evento do mesmo tipo para o mesmo período de apuração poderá ser efetuado mediante retificação.

Se a empresa enviou o primeiro evento S-1200 o que caracterizando abertura de movimento, e antes do "encerramento" daquele período decide retificar o evento encaminhado.

- Existe a possibilidade de retificação? Como retificar?

"Sim. Neste caso a empresa deve reenviar o evento S-1200 com indicativo de retificação e indicar o número do recibo original."

O eSocial permite somente retificações de eventos que foram transmitidos na vigência dele. 

As demais retificações devem ser tratadas nos analisadores oficiais utilizados na época do envio das informações originais.

A retificação substitui integralmente o evento original, desta forma o eSocial entende que aquela retificação passa a ser o evento original.

Caso seja realizada a exclusão de um evento que foi retificado, o evento deixa de existir no eSocial.

Ao excluir um evento retificador o evento retificado não volta a ser válido.

Exclusões de eventos

Para exclusão de eventos transmitidos indevidamente, faz-se necessária a transmissão de arquivo no leiaute previsto em “S-3000 – Exclusão de Eventos".

Para uma EXCLUSÃO o procedimento do empregador declarante será o de enviar o evento S-3000 identificando o evento que deve ser excluído informando nos campos:

• Tipo de evento;
• Número de recibo do evento e deve constar o número do recibo do arquivo originalmente enviado a ser excluído.

 Somente é permitida a exclusão de eventos:

• Não periódicos (S-2200 a S-2399)
• Periódicos (S-1200 a S-1298).

1)      Exclusão de eventos de tabelas

O empregador/contribuinte/órgão público transmitirá o evento de tabela respectivo preenchendo as informações no grupo de campos relativos a “Exclusão.

2)      Exclusão dos eventos periódicos

Para excluir os eventos de tabelas devemos obedecer às seguintes regras:

• Não é possível excluir nenhum dos eventos periódicos – S-1200 a S-1280 – relativos à um período de apuração que se encontre "encerrado" para o qual já exista evento S-1299;
• Envie o evento de reabertura respectivo “S-1298 –
• Reabertura dos Eventos Periódicos”;
• Após envie o evento de exclusão.

A exclusão de alguns tipos de eventos não periódicos pode ser rejeitada em algumas situações, as quais constam nas regras do próprio evento.

Exemplo: não é possível excluir um evento de admissão se já houver outro evento trabalhista posterior para o mesmo CPF/Vínculo.

Em caso de exclusão de qualquer evento trabalhista e do evento de remuneração, as informações de CPF e NIS do trabalhador, indicados no evento de exclusão, devem ser os mesmos que constam no evento que será excluído.

A exclusão do Evento Retificado o excluí como um todo, pois as retificações cobrem o original sem controle de histórico.

- Vocês devem pensar: será que eu vou conseguir dominar tudo isso?!

"Na verdade os sistemas devem estar preparados para gerar os eventos de acordo com o leiaute, mas nós temos que auditar os dados."

Sucesso!

Fonte: Manual do eSocial Versão 2.4

Marta Pierina Verona - Consultora de aplicação da Metadados, empresa especializada em softwares para gestão de recursos humanos. Pós-Graduada em Direito do Trabalho pela UNISINOS e Graduada em Gestão de Pessoas pela UCS. Membro do conselho de clientes da GIFUG/PO representante da empresa Metadados. Possui mais de 20 anos de experiência na área de recursos humanos e atua com consultoria de implementação de software e palestrante sobre o tema eSocial. Professora nos cursos de extensão na Unisinos sobre o tema eSocial.