quarta-feira, 28 de fevereiro de 2018

eSocial: Alterar? Retificar? Excluir?


Olá,

- Começamos transmitir dados para o eSocial e algo foi enviado de forma incorreta ou, uma alteração, também pode ocorrer uma situação em que é necessário excluir um evento. Como efetuar uma alteração?

- O que significa uma alteração para o eSocial?

"Uma alteração, deriva de uma determinada informação que era correta em determinado momento e que sofreu alteração ao longo do tempo."

- Quando devemos retificar uma informação no eSocial?

"Retificar significa corrigir uma informação enviada anteriormente e que estava errada desde o princípio."

- Quando enviamos uma exclusão no eSocial?

"A exclusão deve ser feita quando uma informação deixar sem efeito jurídico um evento enviado anteriormente.

Vamos entender como o manual trata as alterações, retificações e exclusões.

Alterações

Para transmitir uma alteração para o eSocial é necessário entender quais são os eventos que permitem alteração e como devemos enviar.

Para isso isso é necessário analisar os eventos de tabelas e eventos não periódicos que possuem um grupo específico para as informações de alteração.

Alterações de informações de tabelas

Os eventos de tabelas, S-1000 a S-1080, possuem um atributo de vigência ou “Período de validade das informações” representado nos campos início de validade e fim da validade.

Neste sentido, todos os eventos de tabelas possuem um grupo específico para as informações de alteração.

Ao gerar uma alteração dos eventos de tabelas o empregador/contribuinte/órgão público vai transmitir as informações preenchendo o grupo de campos relativos a “Alteração”.

Alterações de informações de eventos não periódicos específicos

1)    Existem eventos não periódicos que possuem como função a alteração de informações relevantes para determinado vínculo do trabalhador.

- Quais são os eventos que geram as alterações relevantes para um determinado vínculo de trabalho?

Os eventos são esses:
  • S-2205 - Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
  • S-2206 - Alteração de Contrato de Trabalho;
  • S-2306 - Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Alteração Contratual.

 Atenção! Esses eventos de alteração, também não aceitam data futura, salvo se expressamente mencionado no próprio campo.

- Eu costumo comparar esses eventos com a “anotação da ficha de registro dos empregados”, onde até então eram registradas as alterações do contrato de trabalho e dados pessoais.

2)     Os eventos não periódicos que possuem campos para alteração dentro do próprio evento as alterações das informações devem ser realizadas por meio do envio desses mesmos eventos com a nova informação, pois não há evento específico de alteração.

Quais são os eventos não periódicos que possuem campos para alteração dentro do próprio evento?

Os eventos são esses:
  • S-2230 - Afastamento Temporários
  • S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco;
  • S-2241 – Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria especial.

 Todos os demais casos de “alteração” nas informações transmitidas serão tratados pelo eSocial como procedimentos de RETIFICAÇÃO ou de EXCLUSÃO.

Retificações

As alterações de informações já transmitidas ao eSocial que não se enquadram nos itens:
  • Alterações de Informações de Tabelas;
  • Alterações transmitidas em eventos não periódicos específicos.

São tratadas como RETIFICAÇÃO da informação já enviada.

O primeiro evento enviado com o campo indicação de retificação igual a 1 (um) será recepcionado como original.

No caso em que já houver um evento informado, e houver a tentativa de envio do mesmo evento como original, o eSocial devolverá mensagem com alerta desta situação e o declarante deverá verificar se:
  • Se o evento S-1299 já foi enviado, qualquer retificação no grupo de eventos periódicos S-1200 a S-1280;
  • Para aquele período de apuração;
  • O respectivo movimento deverá ser reaberto utilizando-se o evento S-1298.
  • Possibilitando o envio de retificações ou novos eventos referentes à remuneração dos segurados naquele período.

Enquanto o movimento estiver "aberto", o envio de um segundo evento do mesmo tipo para o mesmo período de apuração poderá ser efetuado mediante retificação.

Se a empresa enviou o primeiro evento S-1200 o que caracterizando abertura de movimento, e antes do "encerramento" daquele período decide retificar o evento encaminhado.

- Existe a possibilidade de retificação? Como retificar?

"Sim. Neste caso a empresa deve reenviar o evento S-1200 com indicativo de retificação e indicar o número do recibo original."

O eSocial permite somente retificações de eventos que foram transmitidos na vigência dele. 

As demais retificações devem ser tratadas nos analisadores oficiais utilizados na época do envio das informações originais.

A retificação substitui integralmente o evento original, desta forma o eSocial entende que aquela retificação passa a ser o evento original.

Caso seja realizada a exclusão de um evento que foi retificado, o evento deixa de existir no eSocial.

Ao excluir um evento retificador o evento retificado não volta a ser válido.

Exclusões de eventos

Para exclusão de eventos transmitidos indevidamente, faz-se necessária a transmissão de arquivo no leiaute previsto em “S-3000 – Exclusão de Eventos".

Para uma EXCLUSÃO o procedimento do empregador declarante será o de enviar o evento S-3000 identificando o evento que deve ser excluído informando nos campos:
  • Tipo de evento;
  • Número de recibo do evento e deve constar o número do recibo do arquivo originalmente enviado a ser excluído.

 Somente é permitida a exclusão de eventos:
  • Não periódicos (S-2200 a S-2399)
  • Periódicos (S-1200 a S-1298).

1)      Exclusão de eventos de tabelas

O empregador/contribuinte/órgão público transmitirá o evento de tabela respectivo preenchendo as informações no grupo de campos relativos a “Exclusão.

2)      Exclusão dos eventos periódicos

Para excluir os eventos de tabelas devemos obedecer às seguintes regras:
  • Não é possível excluir nenhum dos eventos periódicos – S-1200 a S-1280 – relativos à um período de apuração que se encontre "encerrado" para o qual já exista evento S-1299;
  • Envie o evento de reabertura respectivo “S-1298 –
  • Reabertura dos Eventos Periódicos”;
  • Após envie o evento de exclusão.
A exclusão de alguns tipos de eventos não periódicos pode ser rejeitada em algumas situações, as quais constam nas regras do próprio evento.

Exemplo: não é possível excluir um evento de admissão se já houver outro evento trabalhista posterior para o mesmo CPF/Vínculo.

Em caso de exclusão de qualquer evento trabalhista e do evento de remuneração, as informações de CPF e NIS do trabalhador, indicados no evento de exclusão, devem ser os mesmos que constam no evento que será excluído.

A exclusão do Evento Retificado o excluí como um todo, pois as retificações cobrem o original sem controle de histórico.

- Vocês devem pensar: será que eu vou conseguir dominar tudo isso?!

"Na verdade os sistemas devem estar preparados para gerar os eventos de acordo com o leiaute, mas nós temos que auditar os dados."

Sucesso!

Fonte: Manual do eSocial Versão 2.4

Marta Pierina Verona - Consultora de aplicação da Metadados, empresa especializada em softwares para gestão de recursos humanos. Pós-Graduada em Direito do Trabalho pela UNISINOS e Graduada em Gestão de Pessoas pela UCS. Membro do conselho de clientes da GIFUG/PO representante da empresa Metadados. Possui mais de 20 anos de experiência na área de recursos humanos e atua com consultoria de implementação de software e palestrante sobre o tema eSocial. Professora nos cursos de extensão na Unisinos sobre o tema eSocial.

segunda-feira, 26 de fevereiro de 2018

eSocial: Qual o prazo para informar os empregados admitidos até 28/02/2018 e as novas admissões a partir de 01/03/2018?


As empresas do Grupo 1, etapa 2 do eSocial, com obrigações a partir de 01/03/2018 devem observar as datas de admissões de seus empregados para transmitir o evento S-2200.

- Vamos entender as admissões para os empregados com vínculo empregatício?!

As admissões geram o evento S-2200 – Cadastramento Inicial / Admissão / Ingresso de Trabalhador e cada admissão/contrato gera um XML para transmitir para o eSocial.
- Eu chamo este evento de ficha eletrônica do empregado e comparo a uma nota fiscal eletrônica para ter uma referência.

Se vamos substituir a ficha de empregados papel por uma ficha eletrônica temos de enviar os empregados admitidos até 28/02/2018 neste evento para o eSocial até o dia 30/04/2018 com os dados atualizados, ou seja, com o retrato dos dados atuais dos empregados, mas este prazo pode ser antecipado se por ventura estes funcionários tiverem:
  • ·       Afastamento;
  • ·       Gozo de férias;
  • ·       Aviso prévio trabalhado;
  • ·       Rescisão de contrato;
  • ·       Alteração de dados pessoais;
  • ·       Alteração de dados contratuais, entre outros.
Para isso temos de obedecer a sequência lógica, ou seja, temos de enviar o S-2200 deste contrato e depois os eventos citados acima.

Sem o evento S-220o não existe a possibilidade de enviar os outros eventos não periódicos.

Desta forma o prazo deste evento não será no dia 30/04/2018 e sim na data em que ocorreu um dos eventos acima obedecendo ao seu prazo de envio.

Exemplificando:

1) Funcionário admitido no dia 09/05/2005, com férias gozadas no período de 26/02/2018 até o dia 07/03/2018 e com ausência de eventos não periódicos no período de 01/03/2018 até 30/04/2018.

Qual é o prazo do envio do evento S-2200?  

Este evento deve ser enviado até o dia 30/04/2018 e nele faremos a informação do afastamento de 26/02/2018 até 07/03/2018.

Neste caso não geramos o evento S-2230 com o afastamento das férias.

2) Funcionário admitido no dia 09/05/2005, com férias gozadas no período de 26/03/2018 até o dia 04/04/2018 e com eventos não periódicos no período de 01/03/2018 até 30/04/2018.

Qual é o prazo do envio do evento S-2200?  

Este evento deve ser enviado até o dia 07/04/2018.

O afastamento informando o período de gozo das férias será gerado no evento S-2230 e também deve ser transmitido até o dia 07/04/2018.

O evento S-2230 não pode ser enviado sem o evento S-2200. 

- Costumo comparar com o sistema da folha de pagamento. 
"Você consegue calcular um recibo de férias sem ter um funcionário cadastrado?"

- Não! O eSocial funciona da mesma forma que uma folha de pagamento.

3) Os empregados admitidos no dia 01/03/2018 obedecem ao prazo estabelecido no MOS, versão 2.4 e devem ser transmitidos no dia 01/03/2018.

4) Já os empregados admitidos a partir do dia 02/03/2018 devem ser transmitidos no dia anterior à data de sua admissão.

5) Não podemos esquecer dos empregados transferidos, as transferências que geram este evento são do tipo:
 
  • 2 - Transferência de empresa do mesmo grupo econômico;
  •  3 - Transferência de empresa consorciada ou de consórcio;
  • 4 - Transferência por motivo de sucessão, incorporação, cisão ou fusão;
  • 5 - Transferência do empregado doméstico para outro representante da mesma unidade familiar.
O prazo do envio é até o dia 07 (sete) do mês seguinte e se recair em sábado, domingo ou feriado, antecipa.

Portanto, um empregado não informado é igual a empregado não registrado e a empresa ficará sujeita à multa prevista no artigo 47 da CLT e o valor será de:   
  • R$ 3.000,00, por empregado não registrado, e de R$ 6.000,00, em caso de reincidência;
  • R$ 800,00, por empregado não registrado, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte.

- Vamos transmitir este evento com segurança e no prazo legal, pois enviar fora do prazo pode gerar uma autuação.

Não esqueça o quanto custa uma informação fora do prazo! 

Sucesso!

Marta Pierina Verona - Consultora de aplicação da Metadados, empresa especializada em softwares para gestão de recursos humanos. Pós-Graduada em Direito do Trabalho pela UNISINOS e Graduada em Gestão de Pessoas pela UCS. Membro do conselho de clientes da GIFUG/PO representante da empresa Metadados. Possui mais de 20 anos de experiência na área de recursos humanos e atua com consultoria de implementação de software e palestrante sobre o tema eSocial. Professora nos cursos de extensão na Unisinos sobre o tema eSocial.

terça-feira, 20 de fevereiro de 2018

Vamos desvendar agora, os prazos dos eventos que fazem parte da segunda fase do eSocial



Olá!

Os eventos não periódicos que fazem parte da segunda fase estão elencados no artigo Você está preparado para a segunda fase do eSocial?

Vamos desvendar os eventos e prazos?

Cada evento possui um prazo e um leiaute e por isso precisamos prestar atenção e estudar o que cada evento representa e os impactos que esta nova obrigação vai gerar na rotina diária das empresas e profissionais de rh.

Veja alguns exemplos de eventos e prazos:

Evento S-2200 – Cadastramento Inicial / Admissão / Ingresso de Trabalhador.

Trabalhador com vínculo empregatício:

1) Cadastro dos empregados admitidos até o dia 28/02/2018.
Prazo do envio: devem ser transmitidos no período de 01/03/2018 até 30/04/2018. 

2) Empregados admitidos no dia 01/03/2018.
Prazo do envio: transmitir no dia 01/03/2018.

3) Empregados admitidos a partir do dia 02/03/2018.
Prazo: transmitir no dia anterior à data de admissão.

4) Empregado transferido no dia 01/03/2018 (transferências entre empresas do mesmo grupo econômico, sucessão, fusão).
Prazo do envio: transmitir até o dia 07/04/2018.

Atenção! o evento S-2200 deve ser enviado antes da transmissão de qualquer outro evento relativo ao empregado.


Evento - S-2205 -  Alterações de dados cadastrais do trabalhador.

Uma alteração de endereço do trabalhador registrada no sistema no dia 10/03/2018 deve ser enviada até o dia 07/04/2018.


Evento S-2206 –  Alterações de contrato de trabalho.

A alteração de salário do trabalhador que ocorreu no dia 01/03/2018 deve ser enviada até o dia 07/04/2018.

Evento S-2230 – Afastamento temporário.

Um afastamento por férias – período de gozo: 05/03/2018 até 14/03/2018 o prazo do envio é até o dia 07/04/2018.

Evento S-2250 – Aviso-prévio.

1) Aviso trabalhado concedido no dia 27/02/2018.
Prazo do envio: Não deve ser enviado. 

2) Aviso trabalhado concedido no dia 01/03/2018.
Prazo do envio: até o dia 10/03/2018.

Evento S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente.

Início da prestação de serviço no dia 10/03/2018 o prazo do envio é até o dia 10/03/2018.

Evento S-2298 – Reintegração.

Funcionário reintegrado no dia 10/03/2018 o prazo do envio é até o dia 07/04/2018.

Evento S-2299 – Desligamento.

1) Rescisão do empregado com data de desligamento no dia 10/03/2018 o prazo do envio é até o dia 19/03/2018.

2) Desligamento por sucessão no dia 10/03/2018 (transferência de empresa do mesmo grupo econômico, fusão, cisão) o prazo do envio é até o dia 07/04/2018.

Evento S-2300 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (início).

1) Empregados sem vínculo ativos até 28/02/2018 o prazo do envio é de 01/03/2018 até 30/04/2018.

2) Estagiário com início no dia 01/03/2018 o prazo do envio é até o dia 07/04/2018.

Evento S-2306 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário - alteração contratual.

Uma alteração do valor da bolsa estágio no dia 01/03/2018 o prazo do envio é até o dia 07/04/2018.

Evento S-2399 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (término).

Um término do vínculo do estagiário no dia 10/03/2018 o prazo do envio é até o dia 07/04/2018.

Agora fica mais fácil auditar, validar e adequar os processos para que cada informação seja transmitida no prazo correto evitando possíveis autuações.


Sucesso!


Marta Pierina Verona - Consultora de aplicação da Metadados, empresa especializada em softwares para gestão de recursos humanos. Pós-Graduada em Direito do Trabalho pela UNISINOS e Graduada em Gestão de Pessoas pela UCS. Membro do conselho de clientes da GIFUG/PO representante da empresa Metadados. Possui mais de 20 anos de experiência na área de recursos humanos e atua com consultoria de implementação de software e palestrante sobre o tema eSocial. Professora nos cursos de extensão na Unisinos sobre o tema eSocial.


quinta-feira, 15 de fevereiro de 2018

Você está preparado para a segunda fase do eSocial?



Nesta segunda fase, as empresas obrigadas ao eSocial desde 01/2018 devem transmitir os eventos não periódicos.

Você já transmitiu os eventos da primeira fase?

Lembre-se que o prazo para a transmissão dos eventos da primeira fase termina no dia 28 de fevereiro de 2018.

Você sabe quais são os eventos os eventos não periódicos e o prazo do envio?

Para ajudar você vou elencar os eventos não periódicos e os prazos de envio nesta tabela:


EVENTO
PRAZO DE ENVIO
S-2190 – Admissão de trabalhador - registro preliminar.
Empregados admitidos na data da implantação do eSocial: no dia do início da prestação dos serviços.

Empregados admitidos a partir do dia seguinte ao início da obrigatoriedade do eSocial: até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação dos serviços.

Pré-requisitos: envio do evento S-1000.
S-2200 – Cadastramento Inicial / Admissão / Ingresso de Trabalhador.


Empregados admitidos até o dia 28/02/2018: devem ser transmitidos no período de 01/03/2018 até 30/04/2018. (Segunda Fase)

Empregados admitidos na data da implantação do eSocial: no dia do início da prestação dos serviços.

Empregados admitidos a partir do dia seguinte ao início da obrigatoriedade do eSocial: Até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação dos serviços.

Sucessão trabalhista: até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência, antecipando-se este vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário.

Empregador que fizer a opção de enviar as informações preliminares de admissão por meio do evento S-2190: até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência, antecipando-se este vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário.

Importante: o evento S-2200 deve ser enviado antes da transmissão de qualquer outro evento relativo ao empregado.

S-2205 – Alterações de dados cadastrais do trabalhador.
Até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração cadastral.
S-2206 – Alterações de contrato de trabalho.
Até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao da competência informada no evento ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração contratual.
S-2230 – Afastamento temporário.
Acidente de trabalho, agravo de saúde ou doença decorrentes do trabalho com duração não superior a 15 (quinze) dias: deve ser enviado até o dia 7 (sete) do mês subsequente da sua ocorrência.

Acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença não relacionados ao trabalho, com duração entre 3 (três) a 15 (quinze) dias: deve ser enviado até o dia 7 (sete) do mês subsequente da sua ocorrência.

Acidente de trabalho, acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença com duração superior a 15 (quinze) dias:  deve ser enviado até o 16º dia da sua ocorrência, caso não tenha transcorrido o prazo previsto nos itens 1 e 2.

Acidente, agravo de saúde ou doença, que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias e totalizar, na somatória dos tempos, duração superior a 15 (quinze) dias, independentemente da duração individual de cada afastamento:  devem ser enviados, isoladamente, no 16º dia do afastamento.

Demais afastamentos:  devem ser enviados até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência ou até o envio dos eventos mensais de remuneração a que se relacionem.

Alteração e término de afastamento: até o dia 07 (sete) do mês subsequente à competência em que ocorreu a alteração ou até o envio do evento S-1299, o que ocorrer primeiro.

Para servidores de regime jurídico estatutário vinculados ao RPPS e regime administrativo especial vinculados ao RPPS: deverão ser observados os prazos previstos na legislação específica.
S-2250 – Aviso-prévio.
Este evento deve ser enviado em até 10 (dez) dias de sua comunicação.

S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente.
Deve ser enviado antes do início da prestação de serviços para a qual o empregado está sendo convocado.
S-2298 – Reintegração.
Até o dia 07 (sete) do mês seguinte a que se refere a reintegração, desde que não ultrapasse a data do envio do evento S-1200, e o S-1202, para o trabalhador a que se refere.
S-2299 – Desligamento.
Desligamento de empregados:  devem ser enviadas até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento, desde que não ultrapasse a data do envio do evento S-1200, para o empregado a que se refere o desligamento.

Para servidores de regime jurídico estatutário e regime administrativo especial:  deverá ser observada a data do envio do evento S-1200 e S-1202.

Desligamento por sucessão: o prazo de envio é até o dia 7 do mês seguinte ao do desligamento.
S-2300 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (início).
Até o dia 7 (sete) do mês subsequente ao da sua ocorrência, desde que não ultrapasse a data do envio do evento S-1200, e do S-1202, ou antes, da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse trabalhador.
S-2306 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário - alteração contratual.
Até o dia 07 (sete) do mês seguinte à ocorrência da alteração, ou antes, do envio do evento S-1299, o que ocorrer primeiro.
S-2399 – Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário (término).
Até o dia 07 (sete) do mês seguinte ao término da contratação/prestação de serviço/ cessão/ exercício do cargo em comissão ou função, ou antes, do envio do evento S-1299, o que ocorrer primeiro.
S-2400 – Cadastro de Benefícios Previdenciários.
O evento deve ser enviado antes do evento S-1207.
S-3000 – Exclusão de eventos.
Sempre que necessária a exclusão de algum evento enviado indevidamente.


Agora que você já tomou ciência dos eventos e prazos o trabalho fica mais fácil e é necessário rever os processos internos da empresa para ver se é possível enviar no prazo pré-estabelecido na situação atual da empresa.

Nesta fase é importante sensibilizar os gestores, lideranças e é claro a alta direção deve fazer parte de projeto. Todo sucesso começa com uma equipe comprometida.

Trabalhar a comunicação interna é de suma importância. Os empregados sabem quais são os deveres deles com a nova obrigação?

O cadastro dos empregados está atualizado? Vejam que teremos uma ficha eletrônica dos empregados, que é o S-2200, e vamos enviar todos os dados dos nossos empregados para o eSocial.

Como vamos tratar os desligamentos e término de TSVE, informados no evento S-2299 e no S-2399, na segunda fase do eSocial? Teremos aqui uma natureza híbrida, ou seja, na segunda fase não vamos enviar os dados financeiros.

“Apesar de serem considerados eventos não periódicos, podem conter informações de remuneração, característica própria dos eventos periódicos. Portanto, estes eventos, S-2299 e S-2399, devem ser enviados na segunda fase, com a obrigatoriedade dos eventos não periódicos, contudo, sem o grupo referente às informações de remuneração, até a data fixada para o envio dos eventos periódicos.” ( Nota Orientativa 002.2017 - Desligamento no faseamento).

A Boa Sorte é você que conquista!

Sucesso!

Marta Pierina Verona - Consultora de aplicação da Metadados, empresa especializada em softwares para gestão de recursos humanos. Pós-Graduada em Direito do Trabalho pela UNISINOS e Graduada em Gestão de Pessoas pela UCS. Membro do conselho de clientes da GIFUG/PO representante da empresa Metadados. Possui mais de 20 anos de experiência na área de recursos humanos e atua com consultoria de implementação de software e palestrante sobre o tema eSocial. Professora nos cursos de extensão na Unisinos sobre o tema eSocial.

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