Certidões de cumprimento da reserva legal (PcD, reabilitados e aprendizes): como funcionam e o papel do eSocial segundo a Portaria Consolidada MTE nº 1/2025

Olá!

O Capítulo IV da Portaria Consolidada MTE nº 1/2025   trata das certidões de cumprimento da reserva legal para:

• pessoas com deficiência e reabilitados da Previdência Social (art. 93 da Lei nº 8.213/1991); e

• aprendizes (art. 429 da CLT).

A grande mensagem deste capítulo é objetiva: as certidões passam a refletir exclusivamente o que está no eSocial. Não há validação prévia pela Inspeção do Trabalho — a responsabilidade é integralmente do empregador.

1) Sistema eletrônico no gov.br: emissão baseada no eSocial

O MTE disponibiliza, no portal gov.br, um sistema eletrônico para emissão das certidões de cumprimento das cotas legais de PcD/reabilitados e de aprendizes.

Ponto-chave:
As certidões são geradas exclusivamente com base nas informações enviadas ao eSocial.

• Não há checagem prévia pela Inspeção do Trabalho;

• Não há “análise de mérito” no momento da emissão;

• A data de referência dos dados consta na própria certidão, com atualização periódica.

Em linguagem DP: o sistema confia no que você declarou — e cobra depois, se houver inconsistência.

2) Responsabilidade do empregador e riscos

A Portaria é explícita:

• a responsabilidade pelas informações do eSocial é exclusiva do empregador;

• dados indevidos, incorretos, inexatos, falsos ou omitidos geram sanções legais;

• a emissão da certidão não afasta fiscalização nem impede autuação.

Ou seja: ter certidão não significa estar regular, se o eSocial estiver errado.

3) Reserva legal de PcD e reabilitados: como calcular corretamente

A Portaria consolida os parâmetros do cálculo da reserva legal prevista no art. 93 da Lei nº 8.213/1991.

Percentuais aplicáveis (empresa no país)

O percentual considera a soma dos empregados de todos os estabelecimentos da empresa no Brasil:

• 100 a 200 empregados: 2%

• 201 a 500: 3%

• 501 a 1.000: 4%

• acima de 1.000: 5%

Quem entra na base

• empregados PcD ou reabilitados do quadro;

• empregados com contrato intermitente (para composição da base).

Quem não conta para cumprir a cota

• aprendizes, mesmo que PcD ou reabilitados;

• aposentados por invalidez;

• contrato intermitente (não conta para “cumprimento”, apenas para base).

Regra importante: frações arredondam para cima, exigindo mais uma contratação.

4) Reserva legal de aprendizes: parâmetros consolidados

Para aprendizes, a Portaria reafirma os critérios da CLT e do Decreto nº 9.579/2018.

Percentual

• mínimo 5% e máximo 15%

• aplicado sobre o total de trabalhadores do estabelecimento cujas funções demandem formação profissional (conforme CBO).

Exclusões da base de cálculo

Não entram na base:

• funções com exigência de habilitação técnica ou superior;

• cargos de direção, gerência ou confiança;

• trabalhadores temporários;

• aprendizes já contratados;

• aposentados por invalidez.

Frações também arredondam para cima, gerando obrigação de contratar mais um aprendiz.

Valor probatório

A certidão de aprendizes comprova o cumprimento da reserva legal para os efeitos do Decreto nº 9.579/2018 — mas, novamente, sem blindagem contra fiscalização.

5) Certidões por decisão judicial ou termo de compromisso

A Portaria separa situações fora do fluxo automático do sistema:

Quando não sai pelo sistema

• quando há decisão judicial com parâmetros diferentes; ou

• quando existe termo de compromisso firmado em procedimento especial de ação fiscal (art. 627-A da CLT).

Nesses casos:

• a certidão não é emitida automaticamente;

• o pedido é feito via SEI/MTE;

• a emissão ocorre pela Auditoria-Fiscal do Trabalho.

Prazos e cuidados

• decisões judiciais exigem parecer de força executória da AGU;

• termos de compromisso podem gerar certidão apenas para o estabelecimento abrangido, salvo previsão expressa;

• o prazo padrão para emissão é de 15 dias, após saneamento da solicitação.

Importante: TAC firmado com outros órgãos não altera o conteúdo da certidão.

6) O que muda na prática para o DP e o RH

Este capítulo muda menos a lei e mais a responsabilidade operacional:

• a certidão virou um espelho do eSocial;

• inconsistência cadastral impacta diretamente a prova de regularidade;

• erros em categoria, CBO, tipo de contrato, PcD, aprendiz e vínculos ativos geram certidões equivocadas;

• a fiscalização continua podendo autuar, mesmo com certidão emitida.

Conclusão: certidão boa nasce de eSocial bem feito

O Capítulo IV deixa um recado direto:

Não existe certidão “boa” com eSocial ruim.

Para o DP, isso significa:

• cuidar da qualidade cadastral;

• revisar classificações, categorias e vínculos;

• manter eventos atualizados e coerentes;

• tratar a certidão como resultado, não como “salvação”.

No novo modelo, compliance não é o papel que você emite — é o dado que você envia.

✍️ Marta Verona By Dra Carreira

Especialista em Legislação Trabalhista na Metadados RH
Colunista Carreira no Portal Contábeis com a Coluna de podcast Carreira em Tópicos