Registro de empregados e anotações na CTPS: o que a Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 consolida de vez

Olá!

A Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, ao tratar do registro de empregados e das anotações na Carteira de Trabalho, deixa um recado muito claro ao Departamento Pessoal:
registro e CTPS agora são, definitivamente, eSocial.

A Seção II não cria um novo modelo, mas organiza, consolida e detalha prazos, conteúdos e responsabilidades que antes estavam espalhados em diferentes normas.

Registro e anotações: exclusivamente pelo eSocial

A Portaria estabelece que:

• o registro de empregados (art. 41 da CLT);

• e as anotações na CTPS Digital (art. 29 da CLT)

devem ser realizados exclusivamente por meio do eSocial.

A CTPS física passa a ter uso apenas residual, restrito a fatos ocorridos:

• até 23/09/2019 (empregadores dos grupos 1, 2 e 3);

• até 21/08/2022 (empregadores do grupo 4).

Na prática, isso encerra qualquer dúvida: não existe mais registro “fora do eSocial” para vínculos atuais.

O que compõe o registro de empregados

O registro não se resume à admissão.
Ele é composto por um conjunto amplo de informações, que envolvem:

• dados contratuais;

• condições de trabalho;

• jornada;

• remuneração;

• férias;

• acidentes;

• saúde e segurança;

• e demais informações necessárias à proteção do trabalhador.

Tudo isso deve estar correto, atualizado e tempestivo no eSocial.

Prazos: o coração da Seção II

Um dos pontos mais relevantes da Portaria é a organização clara dos prazos, algo essencial para evitar autuações.

Antes do início das atividades

Devem ser informados até o dia anterior ao início do trabalho, entre outros:

• CPF e data de nascimento;

• data de admissão;

• matrícula;

• categoria do trabalhador;

• CBO;

• salário contratual;

• tipo e prazo do contrato.

👉 Aqui está o “registro prévio” que o fiscal verifica primeiro.

Até o dia 15 do mês seguinte à admissão

Entram os dados complementares:

• dados pessoais completos;

• cargo e função;

• salário variável;

• dependentes;

• jornada ou enquadramento no art. 62 da CLT;

• informações de cotas (PcD, aprendiz);

• sindicato;

• dados de trabalhador estrangeiro;

• sucessão ou transferência, quando houver.

Até o dia 15 do mês seguinte ao evento

Devem ser informadas:

• alterações cadastrais e contratuais;

• afastamentos;

• informações de SST;

• condições ambientais;

• cessões, transferências, reintegrações;

• treinamentos exigidos pelas NRs.

Afastamentos por doença ou acidente

A Portaria detalha prazos específicos, incluindo:

• 16º dia de afastamentos superiores a 15 dias;

• comunicação imediata em caso de óbito;

• prazos diferenciados para eventos de SST conforme o grupo do eSocial.

Desligamento

Os dados de desligamento devem ser informados até o décimo dia seguinte à ocorrência, com atenção especial a:

• data do desligamento;

• motivo;

• aviso prévio;

• projeção do aviso prévio indenizado, quando houver.

Registro correto é obrigação — e prova

A Portaria reforça dois pontos centrais:

• o recibo eletrônico do eSocial é a prova do cumprimento da obrigação;

• manter informações incorretas, omissas ou falsas configura infração, nos termos da CLT.

Ou seja:
registro feito ≠ registro correto.

Anotações na CTPS Digital: reflexo direto do eSocial

As anotações que antes eram feitas manualmente na CTPS agora são:

• geradas automaticamente a partir dos eventos enviados ao eSocial;

• disponibilizadas ao trabalhador no aplicativo da CTPS Digital ou no gov.br;

• consideradas prova do vínculo, inclusive perante a Previdência Social.

Importante:
o envio correto das informações no prazo dispensa qualquer reenvio “só para CTPS”.

Anotação administrativa pela fiscalização

A Portaria também regulamenta o procedimento de anotação administrativa do vínculo, quando constatada irregularidade em ação fiscal.

Nesses casos:

• o vínculo pode ser anotado de ofício;

• o empregado é notificado pela CTPS Digital;

• o sistema será implantado de forma gradual.

Esse ponto reforça o caráter preventivo do correto registro pelo DP.

Fim dos livros e fichas de registro

Outro avanço consolidado pela Portaria é a dispensa:

• da atualização;

• e da manutenção física de livros e fichas de registro no local de trabalho, desde que as informações estejam devidamente prestadas ao eSocial.

Para quem ainda não utilizava o registro eletrônico, a dispensa só ocorre após a regularização dos vínculos ativos no sistema.

Conclusão

A Seção II da Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 deixa claro que:

• o eSocial é o registro do empregado;

• a CTPS Digital é o reflexo desse registro;

• prazos, conteúdos e qualidade da informação são essenciais;

• erros deixaram de ser apenas trabalhistas e passaram a ser digitais, rastreáveis e fiscalizáveis.

Hoje, mais do que nunca, quem domina prazos e eventos do eSocial protege a empresa e o trabalhador.

✍️ Marta Verona By Dra Carreira

Especialista em Legislação Trabalhista na Metadados RH
Colunista Carreira no Portal Contábeis com a Coluna de podcast Carreira em Tópicos